Wyjaśnienie formatu faktury wewnętrznej

Faktury wewnętrzne to cotygodniowe raporty o tym, które narzędzia były poza magazynem (u osoby lub rozmieszczone). Wartość wypożyczenia jest obliczana automatycznie i zaokrąglana w górę do najbliższej odpowiedniej jednostki. Nie jest to faktura, którą musisz gdzieś zapłacić. Celem jest pomoc w fakturowaniu kosztów związanych z narzędziami, na przykład przy wynajmie. Może również służyć jako przypomnienie, jeśli drogie narzędzia leżą nieużywane gdzieś na obiekcie. Być może można je lepiej wykorzystać w innym miejscu.

Otrzymasz 1 fakturę wewnętrzną na numer zamówienia/oznaczenie zamówienia, ze wszystkimi narzędziami wypożyczonymi w jednym lub kilku okresach z tym oznaczeniem zamówienia w zeszłym tygodniu. „Wypożyczone” oznacza tu okresy, w których narzędzie nie było zarejestrowane w magazynie.

W każdym e-mailu otrzymasz fakturę wewnętrzną w 3 formatach: bezpośrednio jako tekst wiadomości w e-mailu, jako załącznik PDF i jako arkusz kalkulacyjny. Niektóre firmy wysyłają te e-maile na wspólny adres dystrybucyjny, który trafia do wszystkich kierowników projektów, dzięki czemu każda osoba łatwo może wyłowić koszt „swoich” zamówień.

Włącz moduł Raport i wpisz adres(y) e-mail w polu 2 „E-mail do otrzymywania faktury wewnętrznej”. Możesz wpisać kilka adresów e-mail oddzielonych przecinkami, jeśli chcesz.

Każdy e-mail ma unikalny numer faktury wewnętrznej (czerwone kwadraty), który jest odzwierciedlony w tytule e-maila i nazwach załączników. Oznaczenie zamówienia znajduje się również w tytule e-maila, w treści wiadomości i dokumencie PDF oraz w każdym wierszu szczegółów.

Zmiany w stosunku do poprzedniej wersji

Wersja 2 poprawia sposób obliczania kosztu narzędzi, które nadal są pobrane na koniec okresu. Zamiast polegać na tym, kto jest „obecnym posiadaczem” dokładnie w chwili generowania faktury, faktura teraz ustala, kto faktycznie posiadał narzędzie na koniec okresu. Sprawdza również wszystkie magazyny firmy - nie tylko jeden magazyn macierzysty narzędzia - ustalając, czy narzędzie nadal jest pobrane. Jeśli nie da się ustalić ceny wynajmu narzędzia, wiersz jest teraz oznaczany flagą zamiast być po cichu fakturowanym jako bezpłatny.

Same formaty e-maila, PDF i arkusza kalkulacyjnego pozostają niezmienione względem wersji 1 - kolejność kolumn i nagłówki są takie same, więc wszystko, co zostało zbudowane do odczytu wersji 1, będzie nadal działać z wersją 2.

ERRATA/Poprawki do tego dokumentu opisującego wersję 2:

• Na razie żadnych.

Wysyłka

Faktury wewnętrzne są wysyłane dla wszystkich firm o godzinie 08:00 w każdy poniedziałek „czasu Oslo”. Jeśli coś pójdzie nie tak i będziemy musieli naprawić funkcję raportowania, następny raport będzie obejmował zdarzenia od czasu wysłania poprzedniego raportu. Oznacza to, że zazwyczaj otrzymasz cotygodniowe raporty z tym, co wydarzyło się od poniedziałku do poniedziałku 08:00. Tak to wygląda. W zależności od obciążenia serwera raportowanie może odbywać się trochę przed lub po godzinie 08:00:00.

Przy pierwszym aktywowaniu modułu raportu automatycznie otrzymasz raport z ostatnich 2 tygodni. Możesz się z nami skontaktować, jeśli chcesz raport z innego okresu.

Limit czasu

Nie możemy dostarczyć logów sprzed 1 stycznia 1970 00:00:00 UTC ani z przyszłości (powinno działać dobrze dla wszystkich naszych klientów). Problem roku 2038 został uwzględniony. Będziemy mieli problem na przełomie roku 9999/10000 n.e., ale zaktualizujemy aplikację z dużym wyprzedzeniem.

Źródła danych

Większość pól w logu jest zapisana „w stanie, w jakim były w danym momencie”. Na przykład log pokazuje nazwy narzędzi takie, jakie były w czasie wystąpienia zdarzenia. Dlatego to samo narzędzie może być w logu nazwane różnie.

Niektóre pola są pobierane w momencie eksportu, dlatego wartość mogła być inna w czasie zdarzenia:

• Numery pracowników
• Cena wynajmu

Są to zazwyczaj pola, które nie są często aktualizowane, ale jeśli zmieniłeś je w ciągu tygodnia, wartość zostanie wyświetlona z chwili eksportu (co prawie na pewno będzie poniedziałek 08:00).

Niektóre pola są obliczane w momencie eksportu, takie jak pola dat, „dni/godziny/minuty/sekundy poza”, oraz koszt.

Wymagane ustawienia

Aby eksport działał, musisz:

• Zaznacz „Raport” w Ustawieniach firmy
• wypełnij „E-mail do otrzymywania faktury wewnętrznej” w Ustawieniach firmy

- Możesz wpisać kilka adresów e-mail oddzielonych przecinkami, jeśli chcesz wysyłać do więcej niż jednej osoby.

Format

Robot wysyła e-mail na adres(y) określony(-e) w polu „E-mail do otrzymywania faktury wewnętrznej” w Ustawieniach firmy.

E-mail zawiera tę samą listę w treści wiadomości, w załączonym pliku CSV i załączonym PDF. Plik CSV i PDF są zawsze załączone, nawet jeśli od ostatniego razu nie było żadnych zdarzeń.

• Kodowanie znaków UTF-8
• Separator pól to przecinek ,
• Separator wierszy to LF ( , 0x0a)
• Separator dziesiętny to kropka .
• Strefa czasowa to Europe/Oslo i uwzględnia czas letni/zimowy.
• Format daty to „RRRR-MM-DD GG:MM:SS” na przykład „2026-07-13 08:15:01” dla 13 lipca 2026 o 08:15:01 czasu Oslo
• Pola zawierające podwójne cudzysłowy lub przecinki są otoczone podwójnymi cudzysłowami, z wewnętrznymi cudzysłowami podwojonymi, zgodnie ze standardowym kodowaniem CSV

Czas poza/w środku

Czas liczony jest od momentu wyjęcia narzędzia z jednego z magazynów firmy i kończy się, gdy zostanie ono z powrotem włożone do jednego z magazynów firmy - nie tylko do jednego magazynu macierzystego narzędzia. Jeśli narzędzie nadal jest pobrane na koniec okresu, faktura ustala, kto je posiadał w tym momencie, zamiast polegać na tym, kto jest „obecnym posiadaczem” dokładnie w chwili generowania faktury. Jeśli narzędzie zostało wyjęte kilka tygodni temu, „czas poza” będzie zazwyczaj wynosił 7 dni w każdym cotygodniowym raporcie, dopóki narzędzie nie zostanie ponownie zarejestrowane w magazynie.

Otwieranie

Pliki CSV to po prostu zwykły tekst i możesz je otworzyć na przykład za pomocą arkusza kalkulacyjnego.

Jak importować raporty do arkuszy kalkulacyjnych

Jeśli używasz LibreOffice, OpenOffice, Google Sheets lub Numbers, możesz po prostu otworzyć plik CSV i wybrać UTF-8, rozdzielony przecinkami.

Excel jest trochę inny, ponieważ z jakiegoś powodu nie pyta o ustawienia filtru podczas otwierania CSV.
Aby otworzyć plik CSV w Excelu, musisz:

1. Otworzyć nowy arkusz kalkulacyjny
2. Przejść do Dane → Pobierz dane zewnętrzne → Z tekstu

1. Wybrać plik CSV
2. Wybrać kodowanie UTF8
3. Wybrać rozdzielony znakami (nie stała długość)

1. Wybrać przecinek jako jedyny separator pól (i ' dla tekstu; zwykle jest to ustawione domyślnie)

1. Naciśnij Dalej / Gotowe kilka razy

Teraz możesz wykonywać zwykłe operacje arkusza kalkulacyjnego na informacjach